プライバシーポリシー（個人情報保護方針）

1. 取得する情報

当社は、本サービスの提供にあたり、以下の情報を取得することがあります。

• アカウント登録情報: 会社名・屋号、お名前、メールアドレス、パスワード（ハッシュ化して保存）、会社の連絡先（住所、電話番号、メールアドレス、請求書の宛名）、作業者を招待するために入力された招待先のメールアドレス
• 業務・現場データ: 現場名、現場住所、現場の位置（緯度・経度）、作業者名、お客様（顧客）名・フリガナ・郵便番号・住所・電話番号・メールアドレス、お客様および現場に関するメモ、作業日時、作業メモ（音声入力で文字にした内容を含みます）、天候・気温、点検結果、立会いの署名（立会った方が手書きした署名の画像、お名前（任意）および署名の日時）、ならびに利用者が物件の管理のために登録する部屋と入居者の台帳（部屋番号、入居者のお名前・電話番号・メールアドレス・入居日・退去日およびメモ）
• 写真および位置情報: 報告書に添付された作業写真、撮影日時、および写真に含まれる位置情報（GPS座標・EXIFデータ。※社内向け記録等に用いられ、お客様向け公開ページでは自動的に除外されます）
• 端末の位置情報: 現場アプリで端末から送信される位置（近くの現場の表示、天候・気温の自動入力、現場をその場で登録するときの現場の位置の設定、および位置情報を持たない写真に重ねるスタンプに利用します。現場の位置およびスタンプの内容として保存することがあります）
• 入居者からの依頼・苦情: 利用者が記録し、または入居者その他の方（以下「入居者等」といいます。）が本サービスの受付ページから送信した、依頼・苦情の内容、物件名、部屋番号、申し出た方の区分（入居者・近隣の方等）、お名前および連絡先（任意）、写真、受付および対応の日時・状況・内容の記録、ならびに受付ページからの送信におけるIPアドレス等の通信に関する情報およびブラウザ種別（不正な送信の防止および送信回数の制限のために利用します）
• 報告書の閲覧者から送信される情報: 報告書の公開ページから送信された、受領確認の内容・お名前・ひとこと、見積もり・相談の依頼のお名前・連絡方法・連絡先・ご相談の内容、修繕のご依頼のお名前（依頼の時点の金額およびご提案の内容とともに記録します）、および送信元のIPアドレス・ブラウザ情報
• 決済関連情報: 有料プランのお申し込み時に必要なクレジットカード情報等（※決済代行業者である Stripe（Stripe, Inc. およびそのグループ会社）が安全に直接取得・処理し、当社のサーバーにはカード番号等の機密情報は保持されません）
• アクセスおよび利用状況情報: IPアドレス（会社の登録時およびログイン時のものを含みます）、ブラウザ種別、User-Agent、Cookie（紹介リンクの識別子を含みます。※どのリンクから本サービスを知ったかを示す値で、本サービスのドメインの Cookie に最長90日間保存し、外部には送信しません）、reCAPTCHA認証情報、操作ログ
• お問い合わせ情報: サポート画面から送信されたお問い合わせの内容と添付画像、送信者のお名前、送受信の日時
• 作成代行の依頼情報: 作成代行（テンプレートの作成依頼）に添付されたファイル（作業手順書・作業報告 Excel）とメモ

2. 利用目的

当社は、取得した情報を以下の目的のために利用します。

• 本サービスの提供、認証、アカウントの維持・管理
• 作業報告書の作成、表示、印刷、ファイル（HTML・Excel 形式）での保存、およびお客様向け公開URLの生成
• 利用者が受け付けた入居者等からの依頼・苦情の記録および対応の管理、利用者がお客様（物件の所有者等）に提出する報告への掲載、ならびに受付ページからの送信の受付、受付の確認および不正な送信の防止
• 利用者が管理する物件の部屋と入居者の台帳の管理（報告および依頼・苦情における部屋番号の選択、ならびに利用者による入居者への連絡のための連絡先の参照）、修繕のご依頼の受付および記録、ならびに立会いの署名の記録
• 現場の地図の表示、住所の検索および位置の特定（地図サービスの提供事業者に住所等を送信して行います）
• 現場アプリにおける近くの現場の表示（端末の位置を当社のサーバーで現場の位置と照らし合わせます）
• 天候・気温の自動入力（端末または現場の位置から最寄りの観測所を当社のサーバー内で選びます。位置を外部に送信することはありません）
• 有料プランの利用料金の請求、課金および領収書・適格請求書の発行
• AI（人工知能）を活用した報告文の整形・提案機能、および音声入力で文字にした内容を報告の各項目に振り分ける機能の提供
• お問い合わせへの返信の作成（お問い合わせの内容と添付画像を AI 処理プロバイダに送信して返信の文案を作成し、当社の担当者が確認したうえで返信します）
• テンプレートの作成代行（依頼に添付されたファイルの内容からの下書きの作成を含みます）
• 本サービスの運用保守、不具合の調査・修正、セキュリティの確保および不正利用の防止
• 本サービスに関する重要なお知らせ、規約変更等の通知、およびお問い合わせへの対応
• サービスの品質向上、新機能の企画・開発のための統計的な分析（個人を特定しない形式）
• 本サービスを知った経路（広告・紹介のリンク）の把握と、広報活動の改善

3. 個人情報の第三者提供および委託

1. 当社は、個人情報保護法その他の法令で認められる場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供しません。
2. 当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部または一部を外部の事業者に委託することがあります（クラウドサーバーの運用委託、決済処理代行、メール配信サービス、AI処理プロバイダ等）。この場合、当社は委託先に対して適切な監督を行います。
3. 利用者が本サービスに登録し、または本サービスを通じて受け付けた、お客様、入居者等その他の第三者の個人情報（報告データ、立会いの署名、部屋と入居者の台帳、入居者等からの依頼・苦情、報告書の閲覧者から送信される情報（修繕のご依頼を含みます）を含みます。）については、当社は、利用者から個人情報の取扱いの委託を受けた者として、本サービスの提供に必要な範囲でのみ取り扱い、利用者の定める目的を超えて利用しません。これらの個人情報の取得および利用目的の通知・公表その他ご本人への対応は、利用者が自らの責任において行います（当社は、受付ページ等に取扱いの案内を表示する機能を提供します）。これらの個人情報に関する開示、訂正、利用停止等のご請求は、当該利用者にお申し出ください。当社は、利用者がご請求に対応するために必要な協力を行います。
4. 当社は、本サービスの提供のため、次の外国にある事業者に個人情報の取扱いを委託しています。
   • 写真その他のファイルの保存: Cloudflare, Inc.（アメリカ合衆国。保存するサーバーの所在地は同社が定める地域で、日本国外となることがあります）
   • 報告文の整形、音声入力の振り分け、お問い合わせへの返信の文案の作成およびテンプレートの作成依頼に添付されたファイルの内容（作業手順書・作業報告 Excel）と依頼のメモからの下書きの作成: Anthropic, PBC（アメリカ合衆国）
   • 決済の処理: Stripe, Inc. およびそのグループ会社（アメリカ合衆国ほか）
   • 不正な登録および送信の防止（reCAPTCHA）: Google LLC（アメリカ合衆国）
   当社は、これらの事業者が定めるデータ処理に関する契約条項により、当社の指示の範囲内でのみ個人情報を取り扱うこと、安全管理のための措置を講ずること等を確認しており、その実施状況を定期的に確認します。アメリカ合衆国における個人情報の保護に関する制度については、個人情報保護委員会が公表している情報（外国における個人情報の保護に関する制度等の調査（アメリカ合衆国））をご覧ください。ご本人の求めに応じて、これらの事業者における措置の内容その他の情報を提供します。

4. 外部の事業者への情報の送信

本サービスは、次のとおり、ご利用の端末または当社のサーバーから外部の事業者へ情報を送信します。アクセス解析および広告のための外部への送信は行っていません。

音声入力は、ご利用のブラウザが備える音声認識の機能を使います。音声は、ブラウザの提供元（Google、Apple 等）のサーバーで処理されることがあります。

5. 報告書および写真データの公開機能に関する特記事項

本サービスには、利用者が作成した作業報告書をお客様に提示するための公開URLを発行する機能があります。利用者が当該URLを発行・共有した場合、そのURLを知る第三者が該当の報告内容（写真、作業文等）を閲覧可能となります。必要に応じてPIN（暗証番号）による閲覧保護や有効期限を設定するなど、情報の公開範囲の管理は利用者の責任において行っていただくものとします。

本サービスには、利用者が入居者等から依頼・苦情を受け付けるための受付ページのURL（QRコードを含みます。）を発行する機能があります。受付ページから送信された情報は、受付ページを発行した利用者に届けられ、当社は 3. に定めるとおり、利用者から委託を受けた者として取り扱います。受付ページから送信された内容、部屋番号、写真、お名前および連絡先は、受付ページおよび受付の状況を確かめるページには表示されません（受付の状況を確かめるページには、利用者の名称、物件名、受付番号、受付日、依頼の種別、対応の状況（完了の日付を含みます）および利用者の連絡先のみを表示します。）。受付ページの掲示および停止は、利用者の責任において行っていただくものとします。

部屋と入居者の台帳に登録された入居者のお名前・連絡先は、報告書の公開ページ、お客様ページ、入居者等向けの受付ページその他の公開される画面には表示しません（受付ページには部屋番号だけを表示します）。台帳は、利用者の管理者が使う画面でだけ表示し、作業者のスマートフォン向けの画面には表示しません。ただし、利用者が台帳から依頼・苦情の申し出た方の欄にお名前・連絡先を写した場合、その内容は依頼・苦情の記録として、利用者の作業者（利用者が協力会社として登録した方を除きます）の画面に表示されます。立会いの署名は、利用者が作業テンプレートでお客様に見せる項目とした場合に限り、報告書の公開ページ等に表示されます。

6. 安全管理措置

当社は、個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人情報の安全管理のために、以下を含む適切な措置を講じます。

• すべての通信における SSL/TLS による暗号化の適用
• パスワードの強固なハッシュ化による保存
• データベースおよび保存ファイルへの厳格なアクセス制御と権限分離
• 不正アクセス検知、ボット対策（reCAPTCHA v3）、およびレート制限の導入
• 外的環境の把握: 本サービスのサーバーおよびデータベースは日本国内にあります。写真その他のファイルは、3. に記載したアメリカ合衆国の事業者のサービスに保存しており、同国における個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、安全管理措置を講じます

7. 保存期間

当社は、取得した情報を次の期間保存します。

• 利用者が本サービスに登録したデータおよび本サービスを通じて受け付けたデータ（報告データ、写真、立会いの署名、お客様の情報、部屋と入居者の台帳（退去した入居者の記録を含みます）、入居者等からの依頼・苦情、報告書の閲覧者から送信された情報（修繕のご依頼を含みます）、お問い合わせの記録を含みます）: 利用契約が続いている間保存します。退去した入居者の記録は、利用者が削除するまで保存されます。利用者は、不要となった入居者の情報を速やかに削除するよう努めるものとします。利用契約の終了（会社の削除）の後は、利用規約第10条の定めに従って削除し、誤った削除の救済のための控えは最長90日間保持した後に消去します。Freeプランのデータは、利用規約第5条の定めに従って削除することがあります
• 利用者が削除した報告: 削除から30日後に、写真とともに消去します
• 操作ログ（ログインの記録を含みます）: 400日間
• 外部連携（Webhook）の配信の記録および処理に失敗した記録: 30日間。APIのエラーの記録: 最後に記録されてから30日間
• 作業者を招待するために入力されたメールアドレス: 招待の記録は、招待の有効期限から7日間保存します。招待したことの記録として、操作ログには操作ログの保存期間のあいだ残ります
• サーバーの動作の記録（アクセスの記録、エラーの記録等。IPアドレスを含みます）: 障害の調査および不正利用の防止に必要な期間保存します（アプリケーションの記録は、原則として14日間）
• 請求書その他法令により保存が求められる書類およびその記録: 法令の定める期間（会社の削除の後も保存します）
• 外部の事業者に送信した情報: AI処理プロバイダに送信した内容は、同事業者の定めにより、原則として30日以内に削除されます。決済代行業者が保持する情報は、同事業者の定めによります
• 上記にかかわらず、障害からの復旧のためのバックアップには、削除したデータが最長180日間残ります

8. 個人情報の開示・訂正・利用停止等の請求

利用者は、本サービスのアカウント管理画面より、登録情報の確認・変更を行うことができます。また、個人情報保護法に基づく開示、訂正、利用停止等のご請求につきましては、当社お問い合わせ窓口までご連絡ください。法令の定めに従い適切に対応いたします。利用者が本サービスに登録し、または本サービスを通じて受け付けたお客様、入居者等の個人情報については、3. に定めるとおり、当該利用者にお申し出ください。

9. プライバシーポリシーの改定

当社は、法令の改正や事業内容の変更等に応じて、本ポリシーを改定することがあります。改定した場合は、本サービス上または当社ウェブサイト上に掲載してお知らせします。

10. お問い合わせ窓口

当社の個人情報の取扱いに関するご意見、ご質問、苦情のお申出その他のお問い合わせは、本サービスのサポート窓口（ログイン後のサポート画面）または当社運営窓口までお問い合わせください。

事業者名: rainbowhills LLC